Manual de Operaciones

6. Reglamento Personal

6.1 Introducción

Los siguientes lineamientos aplica a todo el personal y voluntarios de la fundación que ejercen cualquiera función en uno o más de sus proyectos.

6.2 Legalidades

Como una institución seria, cumplimos con todos los requerimientos legales para nuestra existencia y seguimos las normas legales en la contratación del personal, seguro de salud y pago de AFPs. El incumplimiento a estas instancias pone en riesgo el bienestar de los niños, y el futuro de la fundación.

Cada miembro del personal y voluntarios debe guardar la confidencialidad sobre asuntos de la fundación, incluyendo: historias e imágenes de los NNA, problemas internos, llamadas de atención, u otros incidentes que se presentan. Guardar confidencialidad significa evitar comentar con los NNA, compañeros de trabajo y/u otras personas fuera de la fundación.

También, es obligación de todos informar sobre cualquier situación que les afecten a la integridad física y/o emocional de los NNA. En el mismo marco, queda prohibido guardar secretos entre personal/voluntarios y los NNA, o ocultar situaciones que de acuerdo al reglamento se debe informar al Equipo Directivo.

Discriminar a cualquier persona, incluyendo compañeros de trabajo, NNA y visitas externas, ya sea por su origen, procedencia, nivel educativo, no solo daña la relación y comunicación entre el equipo de trabajo, con los NNA y relaciones externos, sino también es ir contra leyes establecidas en nuestro país, y presenta un modelo no idóneo para los NNA que viven en los centros. El trato interpersonal debe ser respetuoso, solidario, asertivo y sin discriminación de ninguna clase.

6.3 Profesionalismo y Comportamiento

La interrelación laboral dentro la institución se da en dos sentidos: vertical y horizontal. Las relaciones interpersonales entre el personal y la dirección se deben dar dentro un marco de respeto a las personas, cargo y jerarquía dentro de la Institución.

El surgimiento de dificultades dentro del ambiente laboral o diferencia de opiniones deben realizarse a través de un diálogo sincero, respetuoso y siguiendo los canales regulares de acuerdo con el organigrama que rigen en la Institución, incluido en página 7 de ese documento. Es obligación del Equipo Directivo responder a cualquier observación, queja o sugerencia de forma puntual.

Aparte del organigrama, cada miembro del personal tiene funciones detalladas en el Manual de Funciones, y responsabilidades delegadas por el Equipo Directivo. Para mantener un ambiente laboral positivo, todos deben respetar dichas funciones y responsabilidades, comunicándose sobre situaciones con la(s) persona(s) correctas, y no sobresaltando sus propias funciones para quitar la autoridad o función de sus compañeros.

Todo el personal, incluyendo voluntarios, debe acatar a cabalidad los lineamientos emanados del Equipo Directivo y seguir los reglamentos que rigen en la fundación, el no hacerlo implica desacato a órdenes, incumplimiento de deberes y se hace pasibles intervenciones en forma de llamadas de atención y/o a memorandos. Todos, incluyendo Dirección, debe asumir responsabilidad sobre sus acciones, reconocer cuando se equivocan, y esforzarse para hacer las modificaciones que sean necesarias.

La puntualidad y cumplimiento de los horarios establecidos son aspectos importantes en el profesionalismo. Todos tenemos un horario establecido para el desarrollo de nuestro trabajo, lo cual debemos respetar y cumplir. El llegar tarde, o no cumplir con actividades establecidas en la rutina o planificación indicada por el Equipo Directivo resultará en sanciones correspondientes. Solo en casos de emergencias graves se aceptarán cambios de horario, que requieren autorización del Equipo Directivo. Cualquier otra modificación no autorizada se considerará como inasistencia a su fuente laboral por lo cual de acuerdo con la Ley proceden descuentos. Para solicitudes de permiso, se las realiza con un mínimo de 10 días de anticipación y corren a cuenta de vacación. Cualquier miembro del personal que permanezca dentro de los proyectos con autorización, que aún no esté de turno, es responsable de las situaciones ocurridas durante su estadía.

El profesionalismo también significa que cada miembro del personal y voluntario, durante su contratación con la fundación, es representante de la imagen de la fundación y ejemplo para los NNA. Eso incluye dentro de sus labores profesionales, con voluntarios y visitas externas, y es su presentación pública a través de redes sociales. Por eso, debemos demostrar en nuestra misma persona lo que esperamos de los NNA:

  • Implementar los mismos estándares de higiene que usamos con los NNA
  • Venir a trabajar con ropa limpia, usando los uniformes institucionales
  • Arreglarse bien para poder recibir visitas y autoridades
  • Utilizar modales que demuestran un respeto así nuestros prójimos
  • No publicar o compartir en redes sociales comentarios, memes, imágenes, videos, etc., que van en contra de los valores de la fundación
  • Recibir visitas (autoridades, donantes, voluntarios, etc.) con el entendimiento de que son personas importantes en sus vidas de los NNA, y que merecen una recepción atenta y respetuosa.

En el caso del Equipo Educativo, la fundación ha proporcionado uniformes. Los mismos deben ser usados dentro de su horario de trabajo, además para evitar accidentes es mejor usar zapatillas cómodas y no zapatos de tacón. Los uniformes deben estar presentables (limpios y planchados).

6.4 Comunicación

Se debe comunicarse y trabajar unidos como equipo dentro de un ambiente de respeto, dejando de lado sus diferencias y/o problemas personales, ya que esto afecta el trabajo en conjunto. No es de ninguna manera aceptable trabajar independiente sin coordinar con sus compañeros. Sabemos que cada miembro del equipo de trabajo viene con sus propias experiencias de creencia, pero es importante y obligatorio que nos regimos a la metodología y reglamento de la fundación.

Para promover en espacio y ambiente positivo, deben evitar hacer comentarios negativos sobre cualquier de sus compañeros de trabajo ya que esto genera malestar, rencillas, alianzas que no le hacen nada bien al ambiente de trabajo. En caso de tener alguna observación o queja de sus compañeros, esta situación debe ser informada al Equipo Directivo para que se verifique y tomen las acciones que correspondan según el caso y se llene el Registro de Observaciones Operativas. Queda prohibido hacer comentarios negativos sobre cualquier observación de un compañero de trabajo o NNA en presencia de otros miembros del equipo de trabajo o de los NNA.

Recuerde que es importante trabajar como equipo y no como islas; el chisme y la murmuración son aspectos que afectan negativamente las relaciones laborales dentro de las instituciones.

Las palabras que usamos con otros tienen poder para construir o destruir, y todos tenemos que ser conscientes de las palabras que usamos y el tono en que las usamos. Esto es verdad para nuestras interacciones con nuestros compañeros de trabajo y con los NNA por igual. Los NNA bajo nuestro cuidado son extremadamente vulnerables e impresionables, y están prestos a aprender de nosotros cómo deben comportarse y responder a otros. Cuando trabajemos con una actitud positiva, con palabras que reflejan esa actitud, el ambiente laboral y familiar también será positivo. Por ello, todos deben seguir los siguientes lineamientos:
 

  • No hablamos de “castigo” sino de “consecuencia”. Eso es para que el NNA no interiorice que es un “niño malo”, pero que puede aprender que es un buen NNA que siempre tiene el poder de decisión entre actuar positivamente o negativamente, y que a cada acción le corresponde una consecuencia, ya sea una positiva o negativa.
  • No debemos utilizar apodos negativos para los NNA, pero sí aquellos que aluden a sus atributos positivos para elogiarlos.
  • Dar reconocimiento positivo más que críticas tanto con el personal como con los NNA

6.4.1 Modo de Comunicación Organizacional

El único sistema de comunicación autorizado dentro de la fundación aparte de situaciones de emergencia es Microsoft Teams. Todos los miembros del equipo de trabajo deben utilizar esa herramienta para compartir y consultar sobre asuntos de la fundación. Siendo un sistema cerrada, asegura que la confidencialidad de los NNA sea guardado. Compartir información confidencial sobre la fundación o hablar sobre los casos de los NNA por cualquier otro medio (WhatsApp, Messenger, etc.) es prohibido.

6.4.2 Uso de Teléfonos Fijos y Celulares

El uso de los teléfonos fijos es exclusivamente para asuntos de la fundación y nunca para asuntos personales.
En casos de emergencia, pueden realizar llamadas a celular que deben ser registradas con fecha y hora de la llamada en el Registro de Llamadas, además explicar el motivo y a quien realizaron dicha llamada. Cualquier llamada celular debe ser lo más corta posible y nunca debe interferir con el cuidado de los NNA.

6.5 Participación

Cada trabajador de la fundación forma un parte integral del equipo de trabajo. Por ello, todos tenemos el deber de participar activamente de acuerdo con el rol y las funciones que cada uno tiene.

6.5.1 Obligatoria

Reuniones
Cada miembro del personal debe asistir de forma puntual y participar en las reuniones semanales del equipo de trabajo. El reunirse es un tiempo para animarnos unos a otros, para compartir nuestras inquietudes, discutir los próximos eventos, difundir información importante, y resolver cualquier duda o problema que sucedió en la última semana, coordinando el trabajo de todos.

En caso de que sea necesario, el Equipo Directivo planificará reuniones excepcionales, con todo o parte del equipo de trabajo dependiendo de la necesidad, con la misma expectativa en cuanto puntualidad y participación.

Capacitaciones
Es nuestro deseo que fomentar una cultura de capacitación, en que siempre estamos mejorando nuestra capacidad para cumplir nuestros roles. Siempre hay algo nuevo que podemos aprender a ayudar a hacer nuestro trabajo con mayor eficacia. Por lo tanto, no importa qué es el rol que tenemos dentro de la fundación, ni el tiempo que hemos estado sirviendo en ese rol—siempre podemos mejorar y ser más eficaces.

Es obligatorio que todo el personal asista a las capacitaciones asignadas por el Equipo Directivo, incluyendo retiros y talleres. Por su parte, el Equipo Directivo tiene la obligación de armar un calendario de capacitaciones con anticipación para que todos podemos organizar nuestro tiempo para poder asistir.

Feriados
En cada gestión y a principios de año se planifica el rol de turnos en feriados y quedan establecidos para el resto del año, salvo situaciones de emergencias en las cuales se permitirá un intercambio. Estos son momentos especiales cuando somos capaces de crear recuerdos positivos para los NNA, así como compartir nuestras vidas, nuestras costumbres y nuestra cultura.

Aniversario de la Fundación
Es importante que en el aniversario de la fundación (22 de septiembre) se encuentre presente todo el personal. Es un tiempo para celebrar y compartir con los NNA, y los miembros del directorio. Ausencia solamente se permite por emergencias, o con debida anticipación y la aprobación del Equipo Directivo

6.5.2 No Obligatoria

Cumpleaños de los Niños, Niñas y Adolescentes
Celebramos el cumpleaños de cada NNA en forma individual; al constituirnos en su familia, para nuestros NNA es algo especial cuando las personas que forman su familia sustituta estén presentes en sus cumpleaños. Aunque no es obligatorio hacerlo, recomendamos que, si les dé tiempo, es una oportunidad de mostrar su cariño para el cumpleañero o la cumpleañera.

Eventos Especiales
Algunas ocasiones tenemos actividades, invitaciones, o participación en eventos públicos. Para ello, el personal dentro su turno se encarga como parte de sus funciones. Sin embargo, cuando tienen tiempo, siempre están muy bienvenidos, y pueden invitar a sus familias también.

6.6 Cumplimiento de los Reglamentos de Proyectos

Sin importar su rol o funciones, o en qué proyecto se trabaja, cada miembro del personal tiene la obligación de seguir todo lo indicado en los reglamentos y las rutinas de los diferentes proyectos de la fundación.

6.7 Interacción con los NNA

Nuestra fundación existe para nuestros beneficiarios, los niños, niñas, adolescentes y jóvenes que se encuentran en nuestros proyectos, y todo el personal se constituye en un referente de afecto para los NNA. Por lo que es importante brindarles mucho afecto dentro de un marco sano, positivo que refuerce la autoestima de los niños y que se sientan amados y considerados importantes.

Todos debemos leer, entender, y seguir los lineamientos de la Guía de Interacción Apropiada, encontrado en Anexo C (11.1.3). Eso es para proteger tanto sus derechos de los NNA como al personal mismo.

Nuestro comportamiento y actitudes deben ser coherentes con lo que pregonamos y enseñamos a los NNA. Se debe ser objetiva en el trato con los NNA, evitando hacer preferencias por cualquiera de ellos, y siempre tomando en cuenta que cada uno es un individuo, con sus únicas necesidades.

Debemos mantener una actitud asertiva con los NNA. Nuestro relacionamiento con ellos debe ser coherente, asertivo, incondicional, en un tono cordial y amable; no es aceptable los gritos, reacciones hormonales o amenazas. Debemos reforzar la disciplina positiva, y se debe ser consecuente y coherente con lo que se quiere enseñar a los NNA. Esto es manejar los mismos criterios para las mismas situaciones. Es importante promover la solidaridad, respeto, obediencia, responsabilidad y cooperación entre los NNA, evitando que ingresen en competencia.
Todos debemos hacerles sentir a los NNA que son importantes, capaces, valiosos, y que merecen mucho afecto. Se debe incentivar el buen comportamiento. Esto es estar más pendientes de sus cualidades y de aquello que hacen bien en vez de solo lo que hacen mal. En dar respuestas, debemos ser claras y adecuadas a la edad y nivel de desarrollo de cada NNA.

Es importante enseñarles a los NNA a decir la verdad y que no se debe guardar secretos. Esto es un método preventivo para evitar cualquier situación que podría poner en riesgo la integridad del NNA.
Aun que todos debemos interactuar con los NNA de la forma correcta, el rol que cada uno tiene en sus vidas es distinta. Es importante para no generar conflictos y confusión en los NNA, que cada miembro del personal respeta su rol y función, y los roles y funciones de sus compañeros de trabajo como indicado en los reglamentos de los proyectos y en el Manual de Funciones.

6.8 El Uso de Propiedad de la Fundación

En cada reglamento de los proyectos hay indicaciones sobre el uso de los bienes, equipamiento y materiales de la fundación. Todos miembros del equipo de trabajo deben seguir los lineamientos indicados. El uso incorrecto o sin autorización de cualquier propiedad de la fundación resultando en su ruptura o perdida, resultará en que la persona que hizo el daño y perdida cancela el monto necesario para su mantenimiento, arreglo y reemplazo correspondiente.

6.9 Seguridad

Cada reglamento de los proyectos incluye explicaciones sobre las medidas de seguridad tomadas para la protección de la integridad física y emocional de los NNA y del personal. Al entrar a cualquier proyecto, se debe entender y cumplir que las indicaciones. Eso incluye no dejar puertas a la calle sin echar llave, no tapar cameras de seguridad, y nunca estar a solas con un NNA en espacios donde no se encuentra una camera de seguridad (exceptuando el equipo educativo en las noches en los dormitorios).

6.10 Políticas Institucionales

La fundación, a través de sus años de experiencia y basado en mejores prácticas nacionales e internacionales, ha desarrollado varias políticas para indicar como responder a distintas situaciones que pueden surgir, y que debe implementar en cada proyecto (ver Anexo C). Incluyen:
 

  • Precauciones Universales
  • Guía de Interacción Apropiada
  • Niños y Niñas en Riesgo de Hacer Actos Violento o Suicidarse
  • Niños y Niñas que han Sufrido Abuso Sexual
  • Niños, Niñas y Adolescente que se Autolesiona
  • Niños, Niñas y Adolescentes que Manifiestan Comportamiento Violento
  • Niños y Niñas con Gastrostomías
  • Niños y Niñas que Sufren con Depresión
  • Niños y Niñas Viviendo con Enfermedades Crónicas
  • Niños y Niñas con Enuresis y Encopresis
  • Niños, Niñas y Adolescente Quienes han Experimentado una Muerte Cercano
  • Niños y Niñas Sufriendo Maltrato en la Escuela
  • Niños y Niñas que Roban
  • Niños y Niñas con Trastorno de Desafío y Oposición

6.11 Acción Correctiva

Aunque queremos mantener un ambiente positivo dentro de la fundación, a veces es necesario tomar acciones correctivas para mantener un lugar saludable y seguro tanto para los NNA como para el personal. Hay 4 modos de acción correctiva dentro nuestra fundación y cada una corresponde con la gravedad del asunto o infracción. Las reglas y acciones correctivas indicadas se aplican a todo el personal, incluyendo los Equipos Directivos, Técnicos y Educativos.

6.11.1 Multas

Un trabajador será multado con el costo para remplazar cualquier producto o material que se rompe, daña y pierde, si está usándolo inadecuadamente, sin autorización, por descuido o negligencia. Si corresponde, es posible que se recibirá una llamada de atención o memorándum además de la multa, dependiendo del caso. También, si un NNA daña cualquier producto o material de la fundación por falta de vigilancia de parte del personal de turno, los responsables serán multados con el costo para remplazar.

En el caso de realizar compras, tomar transportación, o realizar cualquier otro gasto no autorizado por Dirección Administrativa, el gasto no será reconocido por la fundación, y el trabajador debe reponer el monto, quedándose con lo que compró.

6.11.2 Llamadas de Atención
Todo trabajador recibirá una llamada de atención por infracciones a cualquier de los reglamentos establecido en este documento, publicados en las actas de reuniones, o compartidos a través de instructivos emanadas por el Directorio o el Equipo Directivo. Las infracciones incluyen, pero no son limitadas, a las siguientes:

  • No cumplir con las funciones y responsabilidades indicadas en este documento
  • No cumplir con las actividades específicas acordadas en reuniones
  • No cumplir con su obligación de llenar las planillas y los formularios requeridos por Equipo Directivo
  • No presentar al tiempo indicado reportes o informes requeridos por Directorio, Equipo Directivo, SEDEGES, Defensorías y/o Juzgado
  • Por no mantener los ambientes de los proyectos limpios e higiénicos
  • Llegar tarde a trabajar, a reuniones o a capacitaciones
  • Faltar al respeto o discriminar a sus compañeros de trabajo o a los NNA
  • Hablar a gritos o insultos con sus compañeros de trabajo o con los NNA
  • No seguir las rutinas establecidas en los proyectos
  • Ingresar alimentos no autorizados a los proyectos

Ante 3 faltas repetitivas y sin observación de cambios positivos, se procederá a la entrega de Memorándum, según amerite el caso y el efecto que cause a los NNA.

6.11.3 Memorándum

Descuido Repetitivo
Se recibirá un memorándum por las infracciones repetidas cuando el mismo tipo de infracción se ha cometido más de dos veces. O sea, la tercera llamada de atención estará acompañado por un memorándum.

Descuido Severo
Se recibirá un memorándum directamente cuando la infracción es tal que pone en riesgo la seguridad o bienestar de un NNA y/o es tan grave que merece corrección inmediata. Las infracciones incluyen, pero no son limitadas, a las siguientes:  

  • No dar medicamentos en el horario y/o dosis establecidas por el médico
  • Perder medicamentos bajo su cargo
  • Por falta de realizar los reportes médicos cuando está administrando los medicamentos
  • Por falta de seguir las medidas de bioseguridad
  • Por dejar a un NNA solo sin supervisión en cualquier momento sin autorización escrita por el Equipo Directivo
  • Por permitir el acceso a los NNA a las oficinas de la fundación o la vitrina de medicamentos
  • Por incluir a un NNA en conflictos personales
  • Por crear conflictos en el clima laboral (chismes, murmuraciones, acusaciones infunda mentadas)
  • Por desautorizar a sus compañeros de trabajo, que incluye el no respetar los roles y funciones (y sus limitaciones) de cada uno

6.11.4 Despido Directo
Se recibirá una carta de despido directo, cuando existe pruebas de cualquier acción que atente contra los derechos de los NNA o sus compañeros de trabajo. Las infracciones incluyen, pero no son limitadas, a las siguientes:

  • Maltrato físico, sexual o emocional
  • Divulgar la historia social o diagnóstico médico de algún NNA
  • Dejar salir de los ambientes de la fundación un NNA sin el acompañamiento de un miembro del personal, y sin permiso de la Dirección
  • No informar aspectos que afecten a la salud de los NVVS
  • Violar cualquier ley nacional ya que sea dentro o fuera de su trabajo

Infracciones que violan sus derechos de los NNA resultarán de igual manera en una denuncia ante La Defensoría de la Niñez y Adolescencia y el FELCC.